Metoda A3 (Raport A3)

Nazwa „Raport” A3 pochodzi od formatu arkusza papieru, na którym jest przedstawiany. Pierwsza zaczęła ją stosować Toyota, a dzisiaj Raport A3 jest powszechnie znanym i często stosowanym narzędziem problem solving w przedsiębiorstwach.

Metoda A3 służy do analizy i rozwiązywania problemu przedsiębiorstwa, dzięki standaryzowanemu schematowi. Raport jest nośnikiem informacji wewnątrz organizacji, służy do omawiania ważnych kwestii. Narzędzie to pomaga podejmować decyzje oparte na sprawdzonych faktach, dzięki czemu można wdrążać skuteczne środki zaradcze i ciągle udoskonalać swoją organizację. Dzięki Raportowi A3 jesteśmy w stanie rozwiązać niemal każdy problem organizacji. Zaletami raportów są przejrzystość, prostota oraz ich efektywność.

Metoda A3 to także system zarządzania. W organizacji, której powszechnie stosowany jest raport A3, dochodzi do standaryzacji działań o innowacyjnym charakterze, są tworzone struktury do dzielenia się szerszymi i głębszymi przemyśleniami, dzięki czemu organizacja poddaje się procesowi „samouczenia”, który jest wbudowany w pracę i codzienne procesy, dzięki czemu takie przedsiębiorstwa mogą pochwalić się natychmiastowymi, widocznymi korzyściami. 

Raport powinien być jak najprościej sformułowany, bez skrótów i terminologii technicznej, by mógł trafić do każdego z odbiorców. Prezentowane dane, powinny być zawarte w formie graficznej (wykresy, tabele), pamiętając, że muszą być to istotne fakty a nie pobieżne informacje.  Podstawowy raport zawiera:

• Tytuł – nazwanie problemu
• Opis sytuacji – identyfikacja zaistniałego problemu, jakiego obszaru działalności dotyczy, czym się przejawia
• Obecne warunki – co aktualnie jest wiadome na temat problemu, warto użyć diagramów, wykresów do zobrazowania faktów, gdzie występują rozbieżności
• Cel - określenie stanu docelowego i mierników – określają pożądaną sytuację docelową, należy określić, co musi ulec zmianie by zlikwidować dane rozbieżności, ważne jest wizualne ukazanie co i jak powinno się zmienić i z jakim skutkiem
• Analiza przyczynowo-skutkowa– sformułowanie przyczyny źródłowej, przeanalizowanie sytuacji obecnej z sytuacją pożądaną, po przez zastosowanie najprostszych narzędzi do analizowania problemów, takich jak: diagram Ishikawy, 5Why, drzewo decyzyjne, które dobrze zobrazuje zależności pomiędzy skutkiem a przyczyną
• Określenie środków zaradczych – propozycje co należy zrobić, by rozwiązać problem i osiągnąć zamierzone rezultaty, jak poprawić obecną sytuację by zbliżyć się do tej docelowej
• Plan działań – dokładny plan działań, opisujący czynności które muszą zostać wykonane, kto i kiedy będzie za nie odpowiedzialny oraz metody sprawdzenia skuteczności podjętych działań
• Sprawdzanie rezultatów i potwierdzenie wyników - charakterystyka uzyskanych rezultatów analiz, czy odpowiadają założeniom, jaka jest luka
• Dalsze działania – określają jak będzie monitorowany postęp działań, jakie problemy można napotkać przy wdrażaniu i jak je rozstrzygnąć, kiedy i jak zostaną sprawdzone wyniki i czy odpowiadają tym założonym

Korzyści z używania Raportu A3: W zwięzły, wizualny sposób dostarczamy informacje, Praca oparta na faktach i danych – przejrzystość i zwięzłość, dzięki czemu jest rozumiana przez wszystkich Łatwość komunikacji, Promuje ciągłe doskonalenie organizacji. Zastosowanie Raportu A3: Przy wdrążaniu zmian w firmie, Stanowi podstawę „uczącej się organizacji”, skłania pracowników do osobistego rozwoju, Narzędzie służy do budowania konstruktywnego dialogu, ułatwia komunikację w organizacji, Poznanie przyczyn problemu i niwelowanie ich w przyszłości, ciągłe udoskonalanie organizacji.